Hur kan arbetet med integration efter ett förvärv få bästa resultat?
Förvärvsprocessen är ofta väl definierad med konkreta beskrivningar och planer som definierar finansiella och marknadsmässiga målsättningar, värderingsberäkningar, Due Diligence, legala och organisatoriska aspekter osv. I de flesta fall är även konsulter inom olika kompetensområden involverade i denna process.
En lyckad förvärvsprocess kan stjälpas av en bristfällig integrationsprocess
Trots väl genomarbetad förvärvsprocess är risken stor att målsättningarna ej uppnås om man inte arbetar minst lika hårt med den verkliga utmaningen; att skapa en ny verksamhet av de sammanslagna enheterna.
Först när bläcket torkat på alla förvärvsavtal börjar det stora arbetet med att få medarbetarna med sig på den stora förändringsresan, men planeringen inför detta måste ha genomförts redan under förvärvsprocessen.
Redan ”Dag 1” då förvärvet utannonseras stort i media ska alla medarbetare få en klar bild av varför förvärvet görs och vad som nu väntar.
Vad är nycklarna till en lyckad integrationsprocess?
För det första är det ytterst viktigt att definiera vem/vilka som ska leda integrationsarbetet på styrelsens och ledningens uppdrag. Här är projektledningskompetens avgörande, tillsammans med ett tydligt mandat och uppbackning från högsta nivå. Det är också viktigt att säkerställa att projektledaren kan fokusera på integrationsarbetet på heltid, åtminstone i uppstarten.
Beroende på företagsstorlek och komplexitet bör nyckelpersoner inom olika funktioner utses till integreringsprojektet (Projektkontoret) för utarbetande av målsättningar och aktivitetsplanering på funktionsnivå. Resultatet av detta blir en sammanhållen integrationsplan på företagsnivå, som också bryts ned på delnivåer.
Genom ett tydligt definierat Projektkontor för integrationsprocessen, med utsedda projekt- och delprojektledare, samt aktivitetsplaner på funktions-/avdelningsnivå är förutsättningarna goda för en bra uppstart i organisationen. Alla vet att de föreslagna aktiviteterna kan komma att förändras under projekttiden, men med medarbetarnas medverkan finns förutsättningar för förankring under förändringsarbetets gång.
HR-funktionen kommer att spela en lika viktig roll som Projektkontoret under integrationsprojektet, och det är mycket viktigt att en senior representant från HR ingår i både ev Styrgrupp som i projektarbetet.
6 viktiga hållpunkter för en lyckad integration
1.Säkerställ att rätt kompetens leder Integrationsplaneringen och -arbetet. Gedigen projektledarerfarenhet, tillsammans med tydligt mandat är en förutsättning.
2. Säkerställ att nyckelpersoner ” i linjen” tilldelas projektledaren i Projektkontoret, och att dessa ges förutsättning att ägna tid åt detta arbete.
3. Bygg ett gemensamt mål och plan för integrationsarbetet som Projektkontoret ansvarar för att kontrollera och utföra. Bryt ned den övergripande planen i delplaner på funktions-/avdelningsnivå för optimalt engagemang och medverkan från medarbetarna i verksamheten. Säkerställ att dessa planer initialt finns på plats från start, men var öppna för förändringar under processens gång.
4. Se till att ha koll på företagskulturerna i de berörda verksamheterna. Bedöm likheter och olikheter så objektivt som möjligt för att undvika underskatta resp överskatta dessa. Ha i åtanke att medarbetare kan ha personliga anledningar att föra fram argument som förstärker resp förminskar skillnader.
5.Kommunikation är A och O för att få med sig verksamheten fullt ut. Medarbetarna måste kunna förstå varför vi planerar på ett visst sätt, vad vi vill uppnå, hyr det går vs plan och hur de själva berörs. Var öppen, ärlig och tydlig i all kommunikation, både internt och externt. Justera planer och tidsaspekten om nödvändigt – Bättre att förlänga processen något än att avsluta med otillfredsställande resultat. Var också tydlig med vart oroliga medarbetare kan vända sig för frågor om hur de själva berörs av förändringarna – Förbered och ev förstärk HR-funktionen.
6. Genomför integrationsaktiviteterna i rätt ordning så att verksamheten som helhet kan fungera på bästa sätt. Ofta måste man ta olika funktioner och verksamhetsområden i turordning – även de delar som ännu ej förändrats påverkas av att andra delar genomfört aktiviteter enl plan. Om det tillfälligt blir något turbulent i en viss del av verksamheten måste andra delar vara stabila.
7. Följ upp målen och aktiviteterna kontinuerligt och noga mot uppsatta KPIer och tidsplaner. Justera om nödvändigt. Säkerställ governance i processen genom att låta Projektkontoret rapportera till en Styrgrupp från företagsledningen, som, i sin tur rapporterar till Ledningsgrupp och styrelsen
Glöm inte kulturfrågorna
En annan mycket viktig aspekt i förberedelsearbetet är att ha koll på företagskulturen, både hos det förvärvande och det förvärvade bolaget. Genom att ta hänsyn till detta redan i de initiala integrationsplanerna bäddar man för både en bättre start och en effektivare process mot målet.
Fyll i din mail nedan så skickar vi komplett rapport